¿Cuáles son las etapas a seguir para realizar su inventario de activos inmovilizados?

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En toda organización, sea pública o privada, resulta necesario conocer el detalle de sus activos inmovilizados para mejorar tanto su gestión como el rendimiento de sus inversiones. Explicación.

Tanto si se trata de mobiliarios, de medios de producción o de material informático, usted contará con muchas ventajas si realmente se interesa por los inventarios de sus activos inmovilizados. A veces existe una gran diferencia entre los bienes listados en el archivo y la realidad física.  Es importante aumentar los controles para asegurarse que todo corresponda, y que los estados financieros reflejen el patrimonio real de la compañía.

Etapas a seguir para realizar su inventario

Antes que nada, comience por identificar el referente o el jefe de proyecto. Luego, proceda a analizar el existente revisando el registro de activos, los inventarios pasados, las inversiones y las bajas de inventarios… A partir de ello, usted podrá elaborar un plan de acción, que cubra el perímetro del inventario, las expectativas de los servicios involucrados, etc. A continuación, deberá identificar las necesidades técnicas (colocación de código de barras, tipo de lectores, chips RFID, geolocalización, …) elaborar el reglamento de etiquetado, y definir la información a inventariar (marca, modelo, número de serie, centro de costes, localización, …) Llegado ese punto, usted ya estará listo para formar el equipo de inventario y poner en marcha una «zona piloto». Una vez que ésta sea validada, implemente el inventario sobre el terreno. Los controles cualitativos y cuantitativos podrán ser efectuados para validar los datos y actualizar la información en sus herramientas de gestión. ¿Última etapa? Hacer un debriefing para asegurarnos que la misión se haya realizado correctamente.

Optimizar sus inventarios de activos inmovilizados
Internalizada o en colaboración ¿Qué opción elegirá para su inventario de activos?

¿Cuáles son sus beneficios?

Realizar su inventario correctamente le permite tener cuentas verificadas y un registro de activos actualizado a nivel contable. También, le permite optimizar la gestión de movimientos y definir las reglas de entrada y salida usted mismo. Además, tiene el mismo impacto fructuoso en la gestión de mantenimiento, es decir, del material informático o de herramientas. En conclusión, hacer su inventario de manera eficiente, lo ayudará a mejorar el control y la regulación de las solicitudes de compra de sus servicios o departamentos.

Optimización del inventario: una estrategia muy rentable

No resultaría raro que encontrase algunas sorpresas entre sus activos «teóricos» y aquellos que se encuentran en la realidad física. Por ejemplo, en nuestras intervenciones en el sector industrial, descubrimos grandes diferencias entre el registro de activos inmovilizados transmitidos por adelantado y el registro transmitido al final del inventario. Estas diferencias a veces pueden llegar a alcanzar más del 40% del perímetro del inventario inicial.

También puede ocurrir que nuestras intervenciones revelen la existencia de bienes excedentes ya que están distribuidos en varios sitios o en varias agencias o bienes que están fuera de servicio, pero aún están presentes en el sitio.

Una vez que estas diferencias se actualizan, sus beneficios continúan siendo sorprendentes: ahorro de espacio gracias a las bajas de bienes no utilizados y/o defectuosos, y generación de efectivo disponible inmediatamente a través de la reventa de los bienes no utilizados.

¿Solución interna o inventario externo?

Externalizar su inventario de activos le garantizará un inventario realizado de manera objetiva, confiable y detallada. Sus empleados pueden concentrarse en su «actividad principal».

Además, los consultores especializados analizan el inventario de activos con más detenimiento que los internos, a quienes generalmente les resulta suficiente hacer solo una verificación del registro de activos y no permiten que otros auditores realicen un control a posteriori si fuese necesario. Los consultores especializados realizan un inventario físico antes de poner en paralelo el listado técnico y los datos contables que le corresponden. Finalmente, la firma de un consultor reconocido en la misión es un factor tranquilizador tanto para los auditores como para la administración fiscal.

Para resumir, ¿por qué optar por una solución externa?

  • Disposición de un equipo especializado y numeroso
  • Suministro de herramientas informáticas
  • Gestión homogénea (si hay diferentes sitios)
  • Fiabilidad y precisión de datos
¿Qué opción elegirá para su inventario de activos?

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